Effektive møter: 3 tips for å bli mer konstruktive

Møter kan være veldig fruktbare, men altfor ofte ender de en halv time over tiden med konklusjonen “da tar vi en avklaring på dette på neste møte”…

Her er noen råd om hvordan du kan unngå at dine møter oppleves som tidssløseri.

Aldri presenter nyheter til ledere/beslutningstagere i møter

Mange – meg inkludert – liker å vise hva vi har gjort og funnet ut. “Se hva jeg har fått til!” Det være seg resultater, nye konsepter, produktideer eller lignende.

Møter er ikke stedet å gjøre slikt på.

Ingen ledere liker å gjøre seg opp en mening på stedet. Ingen liker følelsen av å være den siste som får greie på noe.

Ved å “overraske sjefen” på møtet er du prisgitt både din og sjefens dagsform og evne til å forstå og forklare konseptet som fremlegges. Det du ønsker av et møte er gjerne en beslutning og en leder som blir presentert noe han ved første øyekast ikke forstår/ikke liker vil alltid si “Nei!“. I beste fall vil han si “Dette må vi ta et nytt møte på“, og tenke at du er en dust og en tidstyv.

Ta heller en prat på forhånd. Sørg for at du har et begrep om hva beslutningstakeren mener. Gi han en sjanse til å forberede seg og til å heve seg over eventuelle emosjoner. (Dette gjelder dobbelt opp når det er dårlige nyheter som skal presenteres.)

Fordel roller på forhånd

Mye av årsaken til at mange syns at møter er en waste of time bunner i at de ikke helt vet hvorfor de er der. De vet ikke hva deres bidrag skal være.

Derfor foreslår jeg at du før møtet /i møteinnkallelsen gir deltagerne roller. Sørg for at alle vet hva deres forventede bidrag skal være. Og husk at én person kan ha flere roller.

De viktigste rollene er:

• Beslutningstaker. Forklar også hva du forventer vedkommende skal ta beslutning om.
• Møteleder/ordstyrer. Denne rollen innleder, setter agendaen og styrer møtet.
• Ekspertise. Forklar hvilken ekspertise det dreier seg om. I et webprosjekt kan det f.eksempel være “Ekspertise på SEO”, “Ekspertise på budsjett” eller “Ekspertise på markedsaktiviteter i lanseringsperioden”. Ved å signalisere hvilken kompetanse som er etterspurt gir du også vedkommende en sjanse til å forberede seg bedre.

Andre roller kan være sekretær, observatør eller kanskje kaffekoker. En stor årsak til forsinkede møter er at alle deltagerne står fast i kaffeautomatkø.. Kanskje en ide å gi noen ansvar for at det står en varm kanne på bordet?

NB: Alle møtedeltagerne må på forhånd vite hvilke roller de andre har.

Beskriv ønsket resultat av møtet på forhånd

Kall det gjerne “formål”, men vær spesifikk om hva det er du ønsker at møtet skal resultere i. Hvis du vil at møtet skal resultere i en godkjenning av markedsplan eller designskisse, så skriv det: “Møtets formål er å godkjenne markedsplan for 2. kvartal 2011“. Vær så konkret som mulig.

Dette gir deltagerne en klar agenda og en mulighet til å tenke over hva de trenger før de kan hjelpe møtet å oppnå sitt formål. Det gir også et insentiv til å snakke med beslutningstaker og viktige bidragsytere på forhånd og få “politisk støtte”.

En konkret beskrivelse gjør også sjefen din bedre. Gode ledere går ikke i møter de ikke vet formålet med. Gode ledere sier “Jeg er ikke klar til å ta noen beslutning om markedsplan for andre kvartal før vi er godt ute i første kvartal. Derfor tar vi ikke noe møte om dette ennå.”

Effektive møter krever at en snakker sammen på forhånd.

PS: Du kan lese dette på engelsk i artikkelen: 3 secret tips that will make your meetings better