Gode tips til et bedre intranett
Intranett er ikke lenger en oppsamlingsplass for unyttig informasjon. Intranett er et essensielt verktøy for å kunne jobbe bedre og mer effektivt. Dette kunne Høgskolen i Bergen (HiB) fortelle alt om på Webdagene.
Webdagene gikk av stabelen forrige uke. En av de mest lærerike sesjonene var Eirik Hafver Rønjum og Anne Straume sitt foredrag om det nye intranettet til HiB (se under).
“The Intranet hater”
Først litt info: Generelt sett er svært få fornøyd med bedriften sitt eget intranett. De ansatte finner ikke det de leter etter og får ikke utført oppgavene de ønsker.
What is an “Intranet hater”? Det er 96 prosent av alle som har brukt intranettet på egen arbeidsplass. Ingen i salen på Webdagene stod fram og sa: “Jo, vi har et knallbra intranett som funker”.
Det er all grunn til bekymring.
Før prosjektet
Da Høgskolen i Bergen skulle ha nytt intranett, gjorde de grundig forarbeid. De fikk igjennom at intranett handler om kommunikasjon, ikke teknologi. Med andre ord: Valg av teknologi er ikke det man gjør først i prosessen.
Høgskolen fikk involvert brukere og ledelsen for å få forankring.
Dessuten hyret de inn ekstern hjelp fra NetLife Research. Det er der Eirik Hafver Rønjum kommer inn i bildet. Anne Straume fortalte på Webdagene at selv om HiB selv har informasjonsfaglig kunnskap, var det betryggende å ha inn en ekstern aktør som er nøytral og som virkelig skjønner dette med brukersentrert utvikling.
Det neste HiB gjorde var å kartlegge brukere og behov. De brukte personas, fokusgrupper og dybdeintervju. Slik fant de ut hvilke funksjoner og innhold som skulle prioriteres.
Dette er de typiske intranettfunksjonene for en middels stor bedrift i Norge:
- Finn en kollega/medarbeider
- Enkel tilgang til jungelen av verktøy
- Finne og fylle ut “kjipe” skjemaer
Fra strategi til nytt intranett
Hensikt med nytt intranett, forankring, brukere og behov var nå på plass. Det var klart for å ta steget videre. Det vil si prototyping og interaksjonsdesign, deretter grafisk design og teknisk utvikling.
Aldri begynn med valg av teknologi. Det var Eiriks klare oppfordring på Webdagene. Dette gjelder like mye intranett som nettsider generelt. Vit hva du vil først. Velg teknisk løsning eter at konseptet er utviklet.
I prosjektet ved HiB ble det laget en klikkbar prototype på nytt intranett. Man jobbet grundig med interaksjonsdesign, innhold og hvilke funksjoner som skulle tas med på forsiden (personifisert og rollestyrt arbeidsflate).
For Høgskolen i Bergen skulle det være:
- Enkelt å finne medarbeidere
- Enkelt å editere listen av medarbeidere
- Enkelt å redigere og oppdatere egen profil
- Enkelt å bestille reiser og føre reiseregning
Utfordringer
Anne Straume fortalte at de hadde en relativt smidig prosess med å få på plass nytt intranett. Hun var likevel klar på at det også var en del utfordringer:
- Tekniske og økonomiske begrensninger
- Organisatorisk rot kom til overflaten
- For mange var det uvant å ha så mye fokus på brukeren
- Ikke alle var fornøyd med at både horisontal og venstremeny ble borte
- Noen klagde på kontraster (grafisk design)
Konklusjon
Hva kan vi lære av Høgskolen i Bergen? Først og fremst: Intranett handler om kommunikasjon og ikke teknologi. Ikke overlat nytt intranett til IT-avdelingen eller teknologene alene. Deretter:
- Vit hva du vil med intranettet (hensikt)
- Kartlegg brukere og behov (personas, fokusgrupper, intervju)
- Husk at intranettet er ikke en oppsamlingsplass for søppel
- Fokuser på essensielle funksjoner – unngå “Paradox of Choice“
- Ikke skjul viktig informasjon i uviktigheter
- Velg teknologisk løsning etter at konseptet er utviklet
- Intranett skal være et nyttig verktøy, ikke en byrde
Enig? Uenig? Hvordan bør et godt intranett være?
Bjørn Bergslien er webredaktør i ErgoGroup.
Twitter: bbergslien
Innlegget ble skrevet 13. september 2009, 12:14 under
Du kan følge med på tilbakemeldingene til dette innlegget gjennom RSS 2.0-feeden. Legg igjen en kommentar, eller trackback fra din egen side.
8 Kommentarer til "Gode tips til et bedre intranett"
Enig i at Intranett bør være så enkelt som mulig. Vit hva du vil med intranettet (hensikt). Godt poeng.
Absolutt enig i punktene. Anne og Eirik hadde en flott presentasjon. Likte spesielt “dropp teknologi-foksuet, tenk kommunikasjon”.
Jeg tror også at tid er en viktig faktor. Et intranett bør gjøre det mulig å være mer effektiv som arbeidstaker – redusere tid brukt på en oppgave, eller på å lete etter informasjon om hvordan oppgaven gjennomføres.
Lag intranett som er gode for mottaker, så får heller avsender jobbe litt mer med publiseringen. Bruker en avsender 10 minutter ekstra per dag for at 100 eller 1000 mottakere kan spare 1 minutt om dagen er det en grei investering.
Helt enig! Synes denne setningen er den viktigste: “Intranett handler om kommunikasjon, ikke teknologi”.
“Valg av teknologi er ikke det man gjør først i prosessen.”
Skulle vært veldig interessant å vite hvor mange i salen som
1) Har et Sharepoint-basert intranett
og
2) Har det fordi “det var så billig”.
Det kunne også vært interssant å se hvor mange som har en installasjon av SharePoint uten å vite hvordan de faktisk bruker eller utnytter teknologien.
Det viktigste å få fram, synes jeg, er at intranett er viktigere enn at det overlates til teknologene alene. “Se her, installer intranett”. Et intranett krever like mye forarbeid og strategi som et nettsted.
[...] Intranett er ikke lenger en oppsamlingsplass for unyttig informasjon. Intranett er et essensielt verktøy for å kunne jobbe bedre og mer effektivt. Dette kunne Høgskolen i Bergen (HiB) fortelle alt om på Webdagene. Gode tips til et bedre intranett [...]
[...] Gode tips til et bedre intranett – Kuttisme.no – En blogg om internettmarkedsføring, webutv… [...]
Egentlig er det litt synd at man er nødt til å si det enda i 2009 – det burde jo være selvsagt at man bør velge teknologi utfra mål og behov!
At vi fortsatt trenger å si det handler vel i stor grad om Microsofts “geniale” salgsstrategi ift SharePoint. Og når man nå først har fått SharePoint i hus, så blir det jo meningsløst å kjøpe lisenser på noe annet i dyre dommer, selv om andre løsninger kan være mer egnet til å lage forståelige intranett av.
Når det er sagt: Er det ikke litt “1.0″ å snakke om kommunikasjon når det gjelder intranett? Jeg mener, selvfølgelig handler det om det også, og for noen er det et viktig første steg. Men det bør jo kunne handle likså mye om samhandling, kunnskapsdeling og det å faktisk få gjort jobben sin mer effektivt?
Legg igjen en kommentar