Som prosjekteder har jeg utallige ganger hørt dette spørsmålet; “Hvordan spiser man en elefant?
Svaret? “En bit av gangen”. Jeg liker tankegangen så godt at jeg bruker setningen i epostsignaturen min for å vise min holdning og filosofi som prosjektleder.
Utfordringen ligger i at dette er lettere sagt enn gjort, særlig i IT prosjekter.
Men la oss si at National geografic gir oss denne utfordringen og og illustrere det med hvordan det vil se ut i min PMP prosjektverden ifølge PMI (Project Management Institute)!
INITIATING PHASE: Hvor alle de store ideer blir født
Forretningsbehov: National Geografic Channel ønsker å finne opp nye TV-konsepter a-la-Jackass for å vinne unge TVseere.
Prosjektmål: Lage et helt sykt TV-program i Kenya hvor de skal vise hvor lang tid tar å spise en elefant.
Foreløpig omfang: Spise en elefant. Det høres ganske enkelt ut, ikke sant? Jeg får kun levert noe som ligner på en elefant…
Prosjektsponsor: National Geografic Channel.
Leverandør: Sabana National Park. Et reservat hvor de har mange løse ville dyr.
Prosjektleder: Stakkars meg. Sannsynligvis må jeg være gal, blakk og sulten nok til å bli med på dette.
So far, so good… jeg takker ja til prosjektet og setter igang med planleggingen.
PLANNING PHASE: Hvor man lever i en fantasiverden …
Definere prosjektteam: Malako og Koloko, to utsultne innfødte fra Mangotambo-stammen som er like gale, sultne og blakke som jeg. I tillegg ser de bra ut på TV, skjønner du: Afrika, elefanter og Mangotambo-folk. The perfect fit!
Etablere omfang: Etter mye mas og frem og tilbake, får jeg endelig levert et bilde av elefanten som skal bli spist slik at jeg kan beregne omfanget på prosjektet
Ehhh? Dette har ingenting å gjøre med det som jeg ble forespeilet tidligere i prosessen… Ok, da! Ihvertfall ser den liten ut. Da blir det enklere. Mao det kommer til å ta mindre tid å spise den, og da blir det billigere ift ressurskostnader (prosjektteam, filmcrew og hotellregning). For et piece-of-cake-prosjekt, tenker jeg… (Så naivt!)
Work Breakdown Structure og aktiviteter:Nå deler jeg (i min fantasi) babyelefanten i små og spiselige biter. Snabelen, hodet, ørene, beina osv, legger dette i et nettverksdiagram og finner den kritiske linje. Dette er prosjektlederens ABC.
Estimere tid, kost og budsjett: Dette er enkelt, tenker jeg. Hvor stor kan en babyelefant være? Jeg går på Google og finner ut hvor stor og tung en babyelefant er, og tar det derfra. Egentlig har jeg ikke fått dette fra min sponsor og jeg vet heller ikke hvor gammel elefanten er, så jeg er nødt til å gjette meg frem til et tall. Neste steg er å finne ut hvor mye en person kan spise så jeg kan regne hvor mange timer / dager dette sprø prosjektet kommer til å ta. Jeg inviterer noen venner på XXL biff middag hos meg ( vanskelig å finne elefantkjøtt på Meny…) og kalkulerer gjennomsnittig kilo biff hver person spiser. Voila! Nå har jeg det jeg trenger for å estimere!!
TID: (vekt på baby elefant) / (2 urfolk x hvor mye biff spiser en gjennomsnitt nordmann per time x 8 timer per dag)
KOSTNAD: dager x (hotell kostnader + ressurskostnader + materiell kostnader per dag)
Sette alt dette på kalenderen: Jeg legger det i Microsoft Project og sender det til min sponsor slik at de kan fikse alt det økonomiske og logistikken rundt det.
Risikostyring: Hallo!! Hvor mye risiko kan det være. Dette er bankers! Å spise en liten elefant… Jeg har tusen andre ting på min to-do liste som haster og hopper pent og fint over risikostyring (identifisere risikoer, analysere de og planlegge tiltakk). Tenker ikke mer på dette.
Dette går så fint! Sponsoren har fått alt de trenger for å ta en “GO” beslutning, alt har blitt godkjent og nå er det bare å kjøre dette i autopilot.
EXECUTING PHASE: Hvor de skjulte bombene ligger på lur
Etter en for lang flytur, befinner jeg meg i Sabana National Park (Kenya) hvor jeg får endelig møte mine to spente og sultne prosjektdeltakere, som selvfølgelig ikke snakker engelsk og gjør at jeg må bruke en tolk (allerede fra dag 1 i Kenya har vi en ekstra kostnad). Tolken snakker elendig gebroken engelsk… for en flying start!
På ettermiddag blir kjørt til bushen hvor vi skal treffe vårt “omfang”: den lille søte elefanten som skal bli spist i null komma niks tid.
What the f***??!! Hva er dette for noe?? Hva skjedde med babyelefanten??
Svaret jeg får fra leverandøren, som med et stort smil og fornøyd blikk får det til å fryse nedover ryggen min (til tross for at det er 43C i skyggen):
- Little elephant got very ill and died. We have no more small elephants, but no worry my friend. We managed to find big and nice elephant. The biggest, meanest and more impresive one in the park for you, so National Geographic can shown the world our beautiful park and our nice elephants
Jeg tror ikke han helt skjønte hva vi skulle gjøre med elefanten… og nå sitter jeg fast med mammuten fra “Ice Age” som kommer til å sprekke alle estimater big-time og ikke minst budsjettet (kostnaden). Tilbake til tegnebrettet! Min sponsor kommer ikke til å være glad…
Etter mange telefoner, hodepiner, nerver, “change request orders”, møter og epost frem og tilbake, får vi endelig grønt lyst. Jeg skal ikke gå i detalj om selve deling av elefanten i små biter…. men for å si det sånn, jeg vet ikke om jeg har lyst selv til å se dette TV-programet når det er ferdig. Resultatet er at mine to ivrige spisekamerater er igang. Fingers crossed!
MONITORING AND CONTROLLING PHASE: Hvor prosjektleder tjener sine penger og får magesår
PMP teorien er veldig enkel: Dette er når prosjektdeltakere gjør sin jobb og prosjektlederen sitter “comfy” i sin designstol, ser på spisingen, følger opp og ber til God om at alt skal gå sin (planlagt) gang slik at han ikke trenger å gjøre noe annet. Kan ikke alt skje som planlagt? Pleeeeeeeease….
Men neida, neida… Det er en grunn til at prosjektledere hater “controlling” delen. For hva skjer? Virkeligheten kommer brutalt tilbake, Murphy’s Law viser sitt sanne ansikt og prosjektlederen angrer til de grader at han ikke brukte tid på å ha en klar og definert riskostyringsplan. (Muzzak musikk i bakgrunnen “It’s too late to apologiiiiiiiize, it’s too laaaaaaaaaate”)
Malako ble plutselig syk av elefantkjøttet. Til jeg klarer å skaffe en prosjektdeltaker til, vil det ta dobbel så mye tid å spise den f****** elefanten. Jeg tar kontakt med en rekrutteringsbyrå midt i bushen og de setter igang en headhuntingsprosess: forsinkelser og ekstra kostnader…
Det viste seg at min opprinelig estimering om gjennomsnittig spisefart og spist kjøtt kilo per person var helt feil og ikke kunne brukes/ekstrapoleres. Jeg har ikke tenkt på to variabler: kjøttets mørhet (biff fra Norge er mørere enn elefantkjøtt, som faltisk er ganske seigt…), spisehastighet og motivasjon (når man inviterer folk på GRATIS biff middag i Norge da er det bare å spise så mye som mulig iløpet av de to timenen middagen tar, men det blir en annen hastighet og motivasjon når man skal spise en enorm elefant på ubestemt tid…)
Helt tilfeldig og iløpet av prosjektet / innspillingen bestemte general Namutu seg for å kjøre en “coup d’etat” og hele prosjektet måttes stoppes og flyttes til et mer demokratisk naboland.
Og listen blir bare lengre og lengre … akkurat som prosjektlederens skjegg i postkassen.. mens han får magesår og prøver å trylle frem løsninger fra hatten sin uten å bli skutt av prosjekteieren.
Høres dette kjent ut?
CLOSING PROCESS: Venner for livet men aldri mer igjen
Etter en smertefull berg-og-dalbane-prosess med mye mer eventyr og action enn alle Indiana Jones filmer til sammen, blir elefanten endelig spist (en bit av gangen) og TV-programmet blir filmet.
Så er det på tide å ha et stort “kick-out” party med alle involverte og diskutere “lessons learned” (det som gikk greit og ikke minst det som gikk dårlig slik at vi lærer av dette i fremtidige prosjekter).
Det første gikk som et skudd. Vi festet vilt med åpen bar….. Det andre skjedde aldri. Alle var så fyllesyke dagen etter og så slitne og drittlei av hverandre etter prosjketet at de dro i alt stillhet hver sin retning uten si en gang “ha det” til hverandre. Jeg ble alene igjen med masse regninger, kvitteringer, Change Request Ordrer, masse dokumentasjon og en National Geographic DVD med “Director’s cut” signert av Malako og Koloko.
Gleder meg til å dra hjem og ta en velfortjent ferie!!
Noen som kjenner seg igjen?
Heldigvis blir vi flinkere for hver gang – og om du er en dyktig prosjektleder eller kjenner en dyktig prosjektleder, som har også lyst til å spise elefanter (en bit av gangen) og ha det moro på jobben sammen med meg: IXD har ledig jobb som prosjektleder (Ta en sjanse og søk, selv om du ikke treffer på alle kravene)
First of all let me apologize for writing here in English (I can read and talk some Norwegian but writing is a different story).
Thanks for this post José, entertaining as well as insightful. I think everyone can see themselves in this, no matter if they are IT-project managers or not, as this scenario applies to our daily life as well. What can we do? Well, I guess, we will have to try to learn from each project we take on and never forget that there will be surprises along the way and face the fact that we will never know it “all” !
Can’t wait for this DVD though, hope it will be under the Christmas tree this year
Er det noen som har et forslag om hvordan et prosjekt kan styres på en bedre måte? Tips, risikostyring, organisering? Anything…
9
Ørjan Clausen
21:25, 6. desember 2008
Min første tanke er at selv om man kommer litt skjevt ut, må det være mulig å få trikset dette til i bushen. Sist gang jeg var på savannene kunne jeg bytte til meg flotte utskjærte elefanter for 2 BIC penner og 1 USD.
Mitt Afrika opphold var riktignok for 15 år siden, men vi hadde med oss et utrolig kult Sony videokamera som slukte batterier. Som det seg hør og bør når man skal på safari hadde vi derfor 2 batterier slik at vi ikke skulle gå glipp av noe.
Og da jeg tenkte på elefanter, kamera og ditt håpløse prosjekt, slo det meg at den redigerte versjonen av vårt opphold i Afrika kan gjenfortelles slik:
“Hele familien sitter samlet i baksetet på en åpen jeep. Vi har sett både elefanter og flodhester, i tillegg til apekatter og fugler. Vi er blitt lovet løver og gleder oss stort. Vi hører stammespråk over radioen og plutselig setter sjåføren opp tempoet. Lions! Roper han energisk.
Brått stopper han bilen. Vi er klar med speilreflekskamera, videokamera og rifle (sjåføren tok ingen sjanser). Rundt 50 meter borte ser vi 3 dovne løver ligge i skyggen. Far er klar med videokameraet og starter innslaget med å forklare til videotapen hva som skjer, og akkurat da er det tomt for batteri – på begge batteriene.
Vel hjemme sitter hele familien, også de som ikke var med, i sofaen og skal se på løvene. På skjermen kan vi se noen skygger som bevis på at vi var kun meter i fra løvene. Ingen tror på oss – og vi kan ikke motbevise noe.”
Kanskje National Geographic også hadde hatt vanskelig for å motbevise at du ikke spiste alt. De ville jo tross alt kun ha en video som viste hvor lang tid det tok, ikke en video som viste hvert eneste tygg. Du kunne fint regnet ut hvor lang tid det kom til å ta etter at snabelen var fortært, og deretter estimert resten. Regningen hadde blitt lav og kunden fornøyd.
Det er et ordtak som sier noe slikt; “Det er ikke målet, men selve reisen som gjelder”. I denne situasjonen hadde jeg likt å vri litt på det og si “Det er målet som gjelder, ikke hvordan du kom deg dit”.
Riktignok burde alle eksisterende og fremtidige prosjektledere tenkt som Aristoteles idet man nok en gang har fortært en elefant; “Står man ved målet, angrer man ikke reisens møye og besvær.”
Jeg kommer til å vurdere sterkt å søke på stillingen som dere utslyser, og da kommer jeg til å ta med meg en av huskelappene jeg har hengende på kontoret;
“Husk de kjedelige oppgavene blir ikke kjekkere om du gjør dem til sist.”
10
Erik Gløersen
08:48, 8. desember 2008
For ett par år siden jobbet jeg på ett prosjekt hvor vi prøvde vi å spise en kjempe-elefant i løpet av en dag. Siden vi hadde minimalt med tid, men vanvittig med resurser ble planen å slenge sammen 180 designere, programmerere, grafikere og ikke minst prosjekt ledere for å spise hele elefanten i løpet av 24 timer. Det gikk ikke så bra. På papiret så ble elefanten spist den, men i etterkant viste det seg at 40% av kjøttet hadde blitt gjemt unna eller skuffet under teppet. Planen var umulig å gjennomføre, men ingen ville være ansvarlig for at prosjektet ble forsinket. Men, det neste prosjektet skal ikke lide samme skjebne. Nå samler vi nemlig 9 gravide kvinner for å føde ett barn i løpet av en måned. Det kan jo ikke gå galt…
Jeg tror løsningen er å koke definisjonen av en elefant ned til den minste, og aller mest essensielle biten. Ikke bare smaker denne indrefilet biten best, men den er så liten at hvem som helst kan nyte den.
11
Anne Christine
12:37, 8. desember 2008
Fra din elefanthistore og den utrolig tjukke PMP boken har jeg fått det essensielle i PMP så nå er det bare å forsøke på nytt å ta denne sertifiseringen.
Jeg sendte din mail videre og fikk flere bifallende nikk fra mine prosjektlederkollegaer i daVinci.
14 kommentarer til "Prosjektledelse: National Geografic Challenge"
Haha, kreativt skrevet. Jeg likte godt banninga for å få fram et poeng.
He, he
Helt konge, José! Det spørs om ikke du skulle ha vært prosjektleder for årets julebord. Da hadde vi kanskje kommet i mål med samme dag og samme tid…
Meget bra innlegg som gir meg nytt perspektiv på prosjektledelse.
John, John… for en hyggelig overraskelse! Kult at du leser kuttisme
Spread the word out there! Særlig i Brasil…
Akkurat slik er det, José!
Veldig bra José. Selv driver jeg og gnager litt på elefant-prosjektet mitt
First of all let me apologize for writing here in English (I can read and talk some Norwegian but writing is a different story).
Thanks for this post José, entertaining as well as insightful. I think everyone can see themselves in this, no matter if they are IT-project managers or not, as this scenario applies to our daily life as well. What can we do? Well, I guess, we will have to try to learn from each project we take on and never forget that there will be surprises along the way and face the fact that we will never know it “all” !
Can’t wait for this DVD though, hope it will be under the Christmas tree this year
Er det noen som har et forslag om hvordan et prosjekt kan styres på en bedre måte? Tips, risikostyring, organisering? Anything…
Min første tanke er at selv om man kommer litt skjevt ut, må det være mulig å få trikset dette til i bushen. Sist gang jeg var på savannene kunne jeg bytte til meg flotte utskjærte elefanter for 2 BIC penner og 1 USD.
Mitt Afrika opphold var riktignok for 15 år siden, men vi hadde med oss et utrolig kult Sony videokamera som slukte batterier. Som det seg hør og bør når man skal på safari hadde vi derfor 2 batterier slik at vi ikke skulle gå glipp av noe.
Og da jeg tenkte på elefanter, kamera og ditt håpløse prosjekt, slo det meg at den redigerte versjonen av vårt opphold i Afrika kan gjenfortelles slik:
“Hele familien sitter samlet i baksetet på en åpen jeep. Vi har sett både elefanter og flodhester, i tillegg til apekatter og fugler. Vi er blitt lovet løver og gleder oss stort. Vi hører stammespråk over radioen og plutselig setter sjåføren opp tempoet. Lions! Roper han energisk.
Brått stopper han bilen. Vi er klar med speilreflekskamera, videokamera og rifle (sjåføren tok ingen sjanser). Rundt 50 meter borte ser vi 3 dovne løver ligge i skyggen. Far er klar med videokameraet og starter innslaget med å forklare til videotapen hva som skjer, og akkurat da er det tomt for batteri – på begge batteriene.
Vel hjemme sitter hele familien, også de som ikke var med, i sofaen og skal se på løvene. På skjermen kan vi se noen skygger som bevis på at vi var kun meter i fra løvene. Ingen tror på oss – og vi kan ikke motbevise noe.”
Kanskje National Geographic også hadde hatt vanskelig for å motbevise at du ikke spiste alt. De ville jo tross alt kun ha en video som viste hvor lang tid det tok, ikke en video som viste hvert eneste tygg. Du kunne fint regnet ut hvor lang tid det kom til å ta etter at snabelen var fortært, og deretter estimert resten. Regningen hadde blitt lav og kunden fornøyd.
Det er et ordtak som sier noe slikt; “Det er ikke målet, men selve reisen som gjelder”. I denne situasjonen hadde jeg likt å vri litt på det og si “Det er målet som gjelder, ikke hvordan du kom deg dit”.
Riktignok burde alle eksisterende og fremtidige prosjektledere tenkt som Aristoteles idet man nok en gang har fortært en elefant; “Står man ved målet, angrer man ikke reisens møye og besvær.”
Jeg kommer til å vurdere sterkt å søke på stillingen som dere utslyser, og da kommer jeg til å ta med meg en av huskelappene jeg har hengende på kontoret;
“Husk de kjedelige oppgavene blir ikke kjekkere om du gjør dem til sist.”
For ett par år siden jobbet jeg på ett prosjekt hvor vi prøvde vi å spise en kjempe-elefant i løpet av en dag. Siden vi hadde minimalt med tid, men vanvittig med resurser ble planen å slenge sammen 180 designere, programmerere, grafikere og ikke minst prosjekt ledere for å spise hele elefanten i løpet av 24 timer. Det gikk ikke så bra. På papiret så ble elefanten spist den, men i etterkant viste det seg at 40% av kjøttet hadde blitt gjemt unna eller skuffet under teppet. Planen var umulig å gjennomføre, men ingen ville være ansvarlig for at prosjektet ble forsinket. Men, det neste prosjektet skal ikke lide samme skjebne. Nå samler vi nemlig 9 gravide kvinner for å føde ett barn i løpet av en måned. Det kan jo ikke gå galt…
Jeg tror løsningen er å koke definisjonen av en elefant ned til den minste, og aller mest essensielle biten. Ikke bare smaker denne indrefilet biten best, men den er så liten at hvem som helst kan nyte den.
Fra din elefanthistore og den utrolig tjukke PMP boken har jeg fått det essensielle i PMP så nå er det bare å forsøke på nytt å ta denne sertifiseringen.
Jeg sendte din mail videre og fikk flere bifallende nikk fra mine prosjektlederkollegaer i daVinci.
Stå på José!
Hilsen Anne Christine
Så bra at jeg klarte å inspirere deg til å ta PMP sertifiseringen
Ta gjerne kontakt når som helst om du du trenger hjelp eller ekstra motivasjon!!
Jippi, nå kan jeg også begynne å spise en enlefant.
[...] Jose skrev et glitrende innlegg om prosjektledelse i går og du bør sette deg ned og lese det med en [...]